Warum ist es so früh so spät?

Nur nicht verzetteln!

Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen die Zeit davon läuft? Dass Sie vor lauter Aufgaben das Wesentliche aus den Augen verlieren? Dann sind Sie hier genau richtig. DURCHBLICK zeigt Ihnen, wie Sie dank cleveren Zeitmanagements das Wichtige erkennen und das Richtige tun.
Denn Zeitmanagement ist Stressprävention par excellence.

Unsere Arbeitswelt ist komplexer geworden, die Zeitvorgaben knapper, die Zahl der Aufgaben ist gleichzeitig gestiegen. DURCHBLICK unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter/innen dabei, mehr Struktur in ihre Aufgaben zu bekommen. Im E-Learning lernen Sie verschiedene Methoden aus dem klassischen Zeitmanagement kennen, bekommen aber auch Einblicke in eher unkonventionelle Techniken. Über einen Test erfahren Sie, in welchen Bereichen der Selbstorganisation Sie sich noch verbessern könnten und finden dafür praxisnahe Tipps.



Zwei Zeitmanagement-Methoden näher erklärt:

GTD-Methode: Getting Things Done

Die GTD-Methode zu erklären ist gar nicht so einfach. Das haben andere schon so gut gemacht, dass wir einfach auf deren Websites verweisen: Karla Schmidt erklärt GTD Schritt für Schritt. Sie zeigt in aller Kürze, wie man damit Projekte plant und verhindert, dass Projekte scheitern. Sie macht deutlich, dass es schwierig ist, den Überblick über alles und jeden zu behalten und erläutert an einfachen Beispielen aus dem ganz normalen Alltag, wie hilfreich die Planung mit GTD sein kann: www.zeitzuleben.de

In seinem Blog tautoko gibt Johannes Kleske einen „Minikursus“ in der Anwendung der GTD-Methode „GTD in einer Nussschale“ nennt er es und er zeigt uns tatsächlich ganz komprimiert, was diese Methode ausmacht: tautoko.info

Auch Franziska Grammes nimmt GTD unter die Lupe. Auf der Website „Mittelstand – die Macher“ legt sie vor allem den Fokus auf die Benefits von GTD für den Mittelständler: www.mittelstand-die-macher.de

Wer sich nicht scheut, auch englischsprachige Websites anzusteuern, findet natürlich auf der des Erfinders von GTD eine reichhaltige Auswahl an Infos: gettingthingsdone.com

Mind Maps

Mind Maps zu erstellen ist für Ungeübte wahrscheinlich zunächst ein wenig ungewohnt.

Nehmen Sie ein großes leeres Stück Papier und legen Sie es quer vor sich hin. In die Mitte schreiben Sie nun Ihr Hauptthema. Das kann wirklich alles mögliche sein – von der Tagesplanung bis hin zu einer Feier, die Sie demnächst veranstalten wollen.

Sie können das zentrale Thema jetzt noch bunt hervorheben, einen Kreis darum zeichnen – es soll auf den ersten Blick klar sein, um welches Thema es bei dieser Mind Map geht.

Jetzt überlegen Sie: Was sind die Schlüssel- bzw. Oberbegriffe, die entscheidenden Dinge zum Thema? Überlegen Sie diese Wörter sorgsam. Sie sollen Ihre Mind Map strukturieren und bestenfalls so gewählt sein, dass sie für Sie auch in einigen Wochen oder Monaten nachvollziehbar sind. Für jeden der Schlüsselbegriffe ziehen Sie einen Strich vom zentralen Thema und schreiben den Schlüsselbegriff daran. Ein Wort soll genügen! Versuchen Sie wirklich, sich zu fokussieren und nur Hauptwörter, Verben oder Adjektive zu verwenden.

Fallen Ihnen zu den Begriffen der Hauptäste noch weitere Sachen ein, die Sie nicht vergessen wollen, notieren Sie sie an Nebenästen. Gibt es dazu Unterpunkte, werden die an neuen Verzweigungen notiert.

Kein Begriff sollte isoliert für sich stehen, sondern an einem Ast „dranhängen“.

Werden Sie ruhig kreativ und verwenden Sie unterschiedliche Farben, zeichnen Sie Symbole oder kritzeln Sie etwas anstelle eines Begriffes, wenn Sie nicht wissen, wie Sie es in einem einzigen Wort umschreiben sollen.

Heben Sie zum Beispiel die Einträge farblich hervor, die ein direktes Tun von Ihnen erfordern.

Am Anfang wird vielleicht der Platz nicht reichen, weil Sie die Seite nicht optimal nutzen konnten. Macht nichts. Nicht aufgeben.

Eine schöne Schritt für Schritt-Anleitung zum Erstellen von Mind Maps gibt es hier: www.zeitzuleben.de

Sie können die Mind Maps auch mithilfe (zum Teil kostenloser) Software elektronisch erstellen. Eine Übersicht gibt es von Elke Fleing auf der Website „Deutsche Startups“: www.deutsche-startups.de



So bestimmen Sie Prioritäten:

Die ABCD-Methode (auch Eisenhower-Prinzip genannt)

Diese Methode kennen fast alle… Voraussetzung ist eine Liste mit den zu erledigenden Arbeiten. Die Einträge markieren Sie folgendermaßen:

  • Alles was wichtig und nicht dringlich ist, bekommt ein A. Das MUSS gemacht werden.
  • Alles was zwar wichtig ist, aber nicht sofort erledigt werden muss, bekommt ein B.
    B-Aufgaben werden erledigt, wenn die A-Aufgaben abgeschlossen sind.
  • Alles, was zwar dringlich, aber nicht wichtig ist, bekommt ein C und wird erst morgen oder übermorgen zur A-Aufgabe, bzw. wird an andere delegiert
  • Alles, was unwichtig und nicht dringlich ist bekommt ein D und landet im Papierkorb — real oder gedanklich.
    D-Aufgaben sind oft diese, die uns Spaß machen – wie stundenlang an einem Layout feilen, bis es wirklich perfekt ist – oder die, die wir erledigen, wenn wir an Aufschieberitis leiden.

Statt Buchstaben können Sie auch Farben oder Textmarker nehmen - rot für wichtig und unbedingt heute noch erledigen, blau für wichtig, aber nicht unbedingt zu erledigen usw.


ABC-Methode

Die Methode ist dem Eisenhower-Prinzip sehr ähnlich.

  • A steht für sehr wichtig, dringend erledigen
  • B steht für wichtig, kann aber delegiert werden oder muss warten
  • C ist eigentlich unwichtig und wird am besten zügig erledigt, delegiert oder verworfen

A-Aufgaben machen etwa 15 Prozent aller Aufgaben und Tätigkeiten aus, bringen aber den meisten „Ertrag“. Sie sollten sie dann erledigen, wenn Ihr Biorhythmus ein Hoch hat und Sie möglichst ungestört arbeiten können.

B-Aufgaben haben die etwas unangenehme Eigenschaft, sich unversehens in A-Aufgaben zu verwandeln. Haben Sie sie also im Blick!

Erfahrungsgemäß ist der Berg an C-Aufgaben wesentlich größer als der an A-Aufgeben, sie fressen Zeit, aber bringen Sie persönlich nicht weiter (oder wirtschaftlich gesprochen: haben wenig Einfluss auf den Ertrag). Es sind oft Routineaufgaben, die halt erledigt werden müssen und die Sie zügig abarbeiten sollten.

Die ABC-Methode ist im Vergleich zur Eisenhower-Methode flexibler – aber auch ein wenig tückischer. Sie müssen die Priorisierung Ihrer Aufgaben am besten täglich prüfen und anhand der Dringlichkeit eventuell neu vornehmen.